拠点間ファイル共有を、メール・FAXからクラウドへ。ファイルサーバーの“構築・運用不要”が決めて。
ご担当：経営管理部 取締役次長 高橋 誠 様
本社と拠点間の書類のやり取りをメール・FAXで行っていた株式会社リアルト・ハーツ様。
書類の多さと手間の煩雑さからファイル共有のIT化を検討された。システム専任者を置くことなく快適なファイル共有環境を実現するために、ファイルサーバー アウトソーシングを導入された。
株式会社リアルト・ハーツ様は、全国に9拠点を構え、不動産売買に特化した事業を展開している。
リフォームした中古住宅を提供する「リセットハウス」は新築同様の住宅を圧倒的低価格で購入できるオリジナル商品であり、幅広い客層から支持を得ている。
ご担当である高橋氏は、経営管理部に所属され、経理・総務のメイン業務を行う一方、IT関連業務も兼任されている。
ファイルサーバー アウトソーシングを検討したきっかけは、拠点間でのファイル共有の煩雑さ
複数拠点を構えるリアルト・ハーツ社では、地方拠点は営業担当のみが赴任しており、売買に関する書類は全て本社が一括して管理を行っていた。当時、拠点と本社間で行われる書類のやり取りの手段は、メールかFAXだった。
部署によっては契約書のチェックだけでも100枚くらいFAXが送られてきます。年間500件位の売買があるため、年間数万枚の書類のやりとりが発生します。また、１ファイルのボリュームも大きく、メールで送ってもなかなか送信できない、届かない、ということが多く、とても煩雑でした。
と高橋氏は当時を振り返る。
また、支店が1年に1拠点増えるなど、事業拡大を行っており、コストをかけずに本社～拠点間のファイル共有システムを導入することは急務となっていた。
システム専任者は置かずにファイルサーバーを使いたい
社内IT関連業務は兼任で行っているため、専任者を採用してオンプレミス（社内運用）にするより、既にインフラが整っているサービスを利用するのが適切だと判断。複数のファイル共有サービスを比較し、価格面と提案内容から、ファイルサーバー アウトソーシングを採用された。
正直、月額サービスなので、失敗してもいいかなくらいで始めました。結果、早期に問題解決ができて良かったと思っています。
と高橋氏は当時を振り返る。担当営業の説明のわかりやすさも決め手の一つであったという。
「メール又はFAXでの書類のやりとりがなくなり、とてもスムーズになりました。社員にも喜んでもらっています。」
ファイルサーバー アウトソーシング導入後は、ファイルサーバー内での保管ルールを定め、本社と拠点間のファイル共有を行っている。
メール又はFAXでの書類のやりとりがなくなり、とてもスムーズになりました。社員にも、とても喜んでもらっています。
と高橋氏は語る。
また、住宅販売に関する最新の参考プランをファイルサーバーに置くことで、全拠点とのタイムリーな情報共有も実現した。更に、クラウド化したことで、どの拠点からもファイルアクセスができ、場所を選ばず仕事ができるようになったという。