PDF文書管理システム

このような業務に最適です。

  • 長期保管が義務付けられている業務
  • 大量の文書だけでなく画像等も含まれた紙が発生する業務
  • 既に紙文書を多く保管している業務
  • 過去の紙ファイルを確認しサービスを提供する業務
  • 紙を電子化すると業務効率が向上する業務

紙での保管・利用による課題

  • 印刷・保管・配付コストがかかる
  • 紙文書を探すのに時間がかかる
  • 紙文書での情報共有・配布が不便
  • 外部からの閲覧が出来ない
  • 様々な関連文書があるが管理できない
  • 災害による消失リスクがある
  • 紙文書の破損・劣化・汚損リスクがある

文書管理システムを導入すると…

  • 印刷・保管・配付コストが無くなります
  • 高度な検索機能により欲しい情報が瞬時に見つかります
  • 情報共有・配布が容易にできます
  • 外部からの閲覧が可能になります
  • 関連文書紐づけ・版管理を行うことにより業務効率向上
  • バックアップにより災害リスクが低減できます
  • 原本確認の必要が無く破損等のリスクが低減されます

基本構成

対象文書:あらゆるPDFファイルを取り込みます

PDF文書管理システム 基本構成

共通文書 契約書・販売促進資料・各種申請書・会議資料・営業資料・機密業務文書 等

建設業・設計事務所 建設図面・技術関連文書・法的長期保存文書

病院 レントゲン・カルテ・問診票・院内事務文書

教育機関・研究・検査機関 学生に関する書類論文・研究データ機関内事務文書

製薬業 技術・開発文書・研究データ

通信・メディア 写真・素材・記事

製造業・メーカー 仕様書・作業指図書・手順書記録・特許データ

※保存期間:電子署名+タイムスタンプによりガイドラインに準拠

事例:設計図面管理システム

事例 設計図面管理システム

特長

  • 原本を扱う必要性が無くなるので汚損・破損リスクを回避できます。
  • 最新バージョン、関連情報紐づけ管理が可能となり、大幅な業務効率化を図れます。
  • 汎用性の高いPDFファイル及びCSV出力も可能により他システムとの連携も容易にできます。

導入メリット

業務の効率化・コスト削減・リスクマネジメントの強化

※建築三法への適応を行う場合には電子署名も必要となります。

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